Gerente Senior de Programas de Voluntariado para Forever Balboa Park (FBP)
Reporta a: Vicepresidente de Planificación
Clasificación del Departamento de Trabajo: Exento
Resumen del puesto
El Gerente Senior de Programas de Voluntariado es responsable de gestionar las operaciones diarias de los programas de voluntariado, incluyendo el reclutamiento, formación, retención y programación de voluntarios y becarios individuales y grupales. El Gerente Senior de Programas de Voluntariado supervisa a los Coordinadores de Voluntariado y trabaja estrechamente con el Vicepresidente de Planificación y los Especialistas de Proyectos.
 
Funciones esenciales
● Gestionar, mantener y hacer crecer el programa de voluntariado FBP de más de 450 voluntarios mediante actividades de divulgación a individuos, organizaciones y grupos comunitarios, colegios/universidades y empresas según sea necesario.
● Trabajar estrechamente con todos los departamentos para evaluar periódicamente las necesidades de experiencia voluntaria y el nivel de personal voluntario.
● Desarrollar/perfeccionar y mantener procesos para reclutar, formar y gestionar cuerpos de voluntarios.
● Trabajar con la Ciudad de San Diego en los requisitos de verificación de antecedentes de escaneo en vivo para voluntarios, exenciones de riesgo, así como asegurar que los voluntarios completen todas las formaciones requeridas, como cursos de prevención de acoso sexual, horarios de servicio ordenados por el tribunal y otros.
● Apoyar y ejecutar el Modelo de Empresa de Servicios (SEM) de los estándares Puntos de Luz dentro de todos los programas de voluntariado FBP.
● Desarrollar e implementar un programa de participación voluntaria coherente con el SEM (boletines, reconocimiento, etc.).
● Identificar y establecer verticales de experiencia de voluntariado (Centro de Visitantes, Guardianes de Árboles, Guardianes de Jardines, Embajadores de Parques, Administración/Eventos, etc.).
● Gestionar las propuestas de voluntarios y delegar posibles voluntarios al coordinador o miembro del personal correspondiente según las habilidades e intereses del voluntario.
● Introducir y mantener datos en la base de datos de gestión de voluntarios (Volgística).
o Asegurar a los voluntarios que lleven el control de las horas servidas.
● Representar a FBP en el Consejo de Liderazgo Voluntario de todo el parque.
● Ayuda a preparar las descripciones de puestos de voluntariado con los responsables adecuados.
● Ayudar a preparar análisis coste-beneficio para puestos de voluntariado y proporcionar datos precisos y oportunos sobre los informes de financiadores y solicitudes de voluntarios sobre el contenido de las subvenciones.
● Proporcionar información, historias, fotos y otros materiales para oportunidades de financiación de donantes y subvenciones.
● Distribuir y programar coordinadores de voluntarios para cubrir eficazmente todos los turnos de voluntariado.
● Gestionar a los miembros del personal voluntario para cubrir todos los turnos, eventos y esfuerzos de divulgación voluntarios
● Ser el punto de contacto para el personal voluntario en las tarjetas de tiempo, ADP y la programación de empleados.
● Trabajar con el personal de Avance Institucional para promover oportunidades de voluntariado en redes sociales y divulgación presencial.
● Colaborar con otras instituciones de Balboa Park y departamentos educativos para encontrar eficiencias de voluntariado con otros actores del parque, con el fin de mejorar y potenciar las oportunidades de participación dentro del parque.
● Ayuda a los coordinadores de voluntarios y a los responsables de servicios al visitante a definir, programar y llevar a cabo formaciones, orientaciones y turnos diarios de voluntariado apropiados que se alineen con Forever Balboa Park en su conjunto.
● Gestionar procesos integrales de incorporación, orientación y día a día para voluntarios nuevos y existentes.
● Colaborar diariamente con los voluntarios existentes y proporcionar orientación de feedback según sea necesario.
● Mantener una comunicación continua con los voluntarios mediante correo electrónico, boletines informativos, materiales impresos, tarjetas de agradecimiento para diversas ocasiones.
● Planificar y ejecutar actividades de apreciación, retención y formación de voluntarios.
● Desarrollar y administrar encuestas anuales de satisfacción de voluntarios; recopilar e informar los resultados al personal directivo y a la Junta de Síndicos.
● Trabajar ocasionalmente los sábados o festivos cuando se solicite según sea necesario.
● Coordinar proyectos de mejora del parque con voluntarios.
● Coordinar con el responsable de eventos para recibir ayuda voluntaria según sea necesario.
● Ayudar con los programas de creación de lugares/activación coordinando con socios y proveedores del parque respecto a las necesidades de los voluntarios.
● Abordar y gestionar todos los roles y responsabilidades voluntarios relacionados con los recursos humanos de los voluntarios.
 
Cualificaciones y habilidades
● Título universitario o experiencia equivalente
● Mínimo 4 años de experiencia en un puesto comparable
● Excelentes habilidades de gestión del tiempo y organización
● Comunicador eficaz, atento al detalle, pero capaz de ver el panorama general
● Debe trabajar bien tanto de forma independiente como en equipo, mostrar un excelente seguimiento y ser automotivado
● Capacidad para recibir instrucciones y aceptar la retroalimentación constructiva
● Capacidad para trabajar de forma profesional y colaborativa en un entorno de equipo y en una oficina semiabierta
● Dominio de software y aplicaciones básicas de oficina (por ejemplo, MS Word, Excel, PowerPoint, Google Drive y plataformas de gmail).
● Historial de conducción limpio y capacidad para conducir camiones y carritos de golf Forever Balboa Park
 
Exigencias físicas
● Debe ser capaz de levantar 50 libras.
● Debe ser capaz de montar y desmontar un toldo de 5×5 y 10x10 para puestos informativos y eventos de voluntarios.
● Algo de agacharse, encorvarse y arrodillarse, sentarse durante un tiempo considerable en un escritorio trabajando con un ordenador, y capacidad para comunicarse oralmente y por escrito
● Agudeza visual para realizar tareas
● Capacidad para recibir y documentar información detallada mediante comunicación oral